Makelaarssoftware vergelijken: Realworks, Kolibri en de rest

Je makelaarssoftware is het systeem waar je elke dag in werkt en waar je jaren aan vastzit. De overstap is bewerkelijk, want je verhuist je hele objecthistorie, je relatiebestand en je koppelingen mee. Dat maakt de eerste keuze belangrijker dan de meeste starters denken.

Dit artikel zet de Nederlandse pakketten naast elkaar op wat er in de praktijk toe doet, en benoemt wat ze allemaal niet doen.

De twee grote namen

Realworks

Marktleider met een zeer groot aantal aangesloten kantoren en van oudsher sterk verbonden met het NVM-netwerk. Het is het meest complete pakket: van eerste contact tot overdracht, inclusief ondersteuning voor Wwft-controles en een biedlogboek. Via het consumentenplatform Move.nl kan je klant het proces volgen.

Sterk punt: er zit vrijwel alles in, en het is diep ingebed in de manier waarop de Nederlandse markt werkt. Zwak punt: die volledigheid maakt het zwaar. Nieuwe medewerkers hebben tijd nodig, en kleine kantoren gebruiken een fractie van wat ze betalen.

Kolibri

Het CRM uit de koker van brancheorganisatie Vastgoed Nederland, dat zich profileert als het gebruiksvriendelijke alternatief en de afgelopen jaren hard is gegroeid.

Sterk punt: het open karakter. Er zijn koppelingen met marketing- en biedplatformen, en de leercurve is korter. Zwak punt: minder diep dan Realworks op de zwaardere processen, en je bent voor een deel afhankelijk van derde partijen voor functionaliteit die elders ingebouwd zit.

De rest van het veld

Daarnaast bestaan er kleinere en gespecialiseerde pakketten, waaronder Yes-Co, Pararius Office en een reeks nichespelers. Die kunnen prima passen, vooral bij verhuur of bij een specifiek werkgebied, maar let dan extra op twee dingen: of je funda-aanlevering soepel loopt, en of je leverancier over vijf jaar nog bestaat.

Waar je op moet vergelijken

Functielijsten zeggen weinig, want ze zijn bij alle pakketten lang. Dit zijn de punten die in de praktijk het verschil maken:

Het punt over koppelingen

Dit wordt bij de aanschaf zelden meegewogen en is achteraf het vaakst de reden voor frustratie. Wil je ooit je website, je telefonie of een marketingtool aansluiten, dan moet je pakket dat toelaten.

Realworks heeft hiervoor een ontwikkelaarsportaal en een API-module die de makelaar zelf in zijn omgeving activeert, waarna een ontwikkelaar met een developer-ID kan aansluiten. Dat maakt het een van de toegankelijkere pakketten op dit punt. Hoe zo'n koppeling er technisch uitziet hebben we uitgewerkt in Realworks koppelen aan een AI-telefoniste.

Bij andere pakketten verschilt het per leverancier en per module. Vraag er expliciet naar in het verkoopgesprek en vraag om documentatie, niet om een toezegging.

Wat geen enkel pakket voor je doet

Alle systemen in dit artikel zijn sterk in registreren: het object staat erin, de relatie staat erin, de bezichtiging staat erin. Geen enkel pakket neemt de telefoon aan.

Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is precies waar het gat zit. Je objectgegevens zijn digitaal, je agenda is digitaal, je aanleveringen zijn geautomatiseerd, en dan gaat de telefoon terwijl je in een woning staat en gebeurt er niets. Wat dat kost hebben we doorgerekend in wat een gemiste waardebepaling je kost.

De vraag bij softwarekeuze is niet welk pakket het meest kan, maar welk pakket het minst in de weg zit bij het werk dat je elke dag doet.

Hoe je de keuze praktisch maakt

1. Bepaal eerst je aansluiting bij een brancheorganisatie, want die kleurt de keuze. Zie NVM of Vastgoed Nederland.
2. Vraag bij twee pakketten een proefperiode aan en voer er een echte opdracht in, van intake tot funda-aanlevering.
3. Laat degene die er het meest in werkt de proef doen, niet de eigenaar.
4. Reken de kosten door naar drie jaar bij het teamformaat dat je dan verwacht.
5. Vraag naar de exportmogelijkheden voordat je tekent. Je wil weten hoe je er weer uit komt.

Dat laatste punt is de belangrijkste vraag van het hele gesprek, en de enige die verkopers liever niet uitgebreid beantwoorden.

Overstappen: waar de pijn zit

De meeste kantoren wisselen niet omdat het niet mag, maar omdat de overstap zwaarder is dan de ergernis. Dit is wat er werkelijk moet gebeuren:

1. Je relatiebestand mee. Meestal wel te exporteren, maar de kwaliteit van de koppeling tussen relatie en object gaat vaak verloren.
2. Je objecthistorie mee. Verkochte objecten met foto's en documenten zijn het lastigst en worden het vaakst achtergelaten.
3. Je funda-aanlevering omzetten. Hier mag niets misgaan, want een woning die er even af is kost je zichtbaarheid.
4. Je koppelingen opnieuw leggen. Website, marketing, telefonie: alles wat aan het oude pakket hing.
5. Je team omscholen. Reken op weken van lagere productie, niet op dagen.

Vraag daarom bij elke leverancier waar je nu mee praat één ding: hoe kom ik er weer uit? Wat kan ik exporteren, in welk formaat, en wat blijft achter? Dat is de belangrijkste vraag van het hele gesprek en de enige waar verkopers omheen draaien.

Wat je in de demo laat zien in plaats van laat vertellen

Een softwaredemo gaat standaard over de mooiste schermen. Draai dat om en laat je eigen dagelijkse werk voordoen:

• Voer een compleet object in, van intake tot funda-aanlevering, en klok hoe lang het duurt.
• Zoek een relatie op telefoonnummer op, want dat doe je bij elk inkomend gesprek.
• Leg een bod vast en laat het biedlogboek zien.
• Draai een lijst van alle openstaande waardebepalingen uit. Kan het pakket dat niet, dan mis je zicht op je pijplijn.
• Laat zien wat er gebeurt als een medewerker iets fout invoert en het terug moet.

Laat degene die er straks het meest in werkt de knoppen bedienen, niet de accountmanager en niet jij.

Wat je niet mee laat wegen

Twee dingen krijgen in verkoopgesprekken meer aandacht dan ze verdienen. Het aantal functies, want je gebruikt er een fractie van en de rest zit vooral in de weg. En de mooiste schermen, want je beoordeelt een pakket na twee weken op snelheid en niet op vormgeving.

Wat wel zwaar weegt en zelden ter sprake komt: hoe snel het pakket is bij dagelijks werk, en hoe makkelijk je er weer uit komt als je over drie jaar wil wisselen.

Sta je nog aan het begin?

Start je een nieuw kantoor, dan is dit een van de vijf beslissingen die je eerste jaar bepalen. De andere vier staan in eigen makelaarskantoor starten. En wil je eerst weten hoe je überhaupt op dat punt komt, lees dan makelaar worden.

Zelf horen hoe een gesprek binnenkomt dat je met één klik in je pakket zet? Probeer de live demo of bekijk wat het kost.