De open huizen dag: het jaarvolume in vier uur

De landelijke open huizen dag is de enige dag in het jaar waarop je hele doelgroep tegelijk in beweging komt. Duizenden woningen open, honderdduizenden bezoekers op pad, en bij jouw kantoor een telefoon die vanaf half tien roodgloeiend staat.

Het bijzondere aan die dag is niet alleen het volume. Het is dat je hele team op precies dat moment in de woningen staat en niemand op kantoor zit.

Wat er die dag door de lijn komt

De gesprekken zijn kort en herhalen zich, en dat is nou juist wat het frustrerend maakt: het zijn vragen die makkelijk te beantwoorden zijn, en toch mist iedereen ze.

Die laatste regel is de reden dat deze dag telefonisch zo duur is als je hem laat lopen. Mensen die een open huis bezoeken zijn vaak zelf ook doorstromers, en die hebben een woning te verkopen. Wat zo'n gesprek waard is, staat in wat een gemiste waardebepaling je kost.

Vier voorbereidingen die de dag redden

1. Zet je objectinformatie op één plek

Wie die dag de telefoon aanneemt moet binnen tien seconden kunnen zeggen of een woning open is, tot hoe laat, en wat de vraagprijs is. Maak één overzicht met alle deelnemende adressen, tijden, vraagprijzen, oppervlaktes en energielabels. Niet in vijf systemen, maar op één lijst.

2. Bepaal vooraf wat er met verkoopleads gebeurt

Spreek af dat een beller die zelf wil verkopen niet op de algemene stapel belandt. Dat is de enige beller van die dag die je met voorrang wil terugbellen, en het is de beller die het snelst vergeet dat hij gebeld heeft.

3. Regel wie er bereikbaar is en communiceer dat

Als er niemand op kantoor zit, zeg dat dan. Een bandje dat verwijst naar het adres van het open huis is beter dan eindeloos overgaan. Wat vaak beter werkt: iemand die wél opneemt, ook als dat geen makelaar is.

4. Plan de dag erna in

De grootste opbrengst van een open huizen dag komt niet die dag binnen maar de maandag erna. Zorg dat je agenda die maandag ruimte heeft voor vervolgbezichtigingen en terugbelgesprekken. Hoe je die vervolgafspraken efficiënt inplant staat in bezichtigingen inplannen zonder nabellen.

De open huizen dag is geen verkoopdag maar een leadgeneratiedag. Alles wat je die dag mist aan de telefoon, mis je in je pijplijn voor de maanden erna.

Waarom een gewone antwoordservice hier tekortschiet

Op deze dag komt precies datgene samen waar een klassieke antwoordservice slecht in is: hoog volume, veel bellers tegelijk, en vragen die objectkennis vereisen.

Een operator die niet weet of het huis aan de Kerkstraat vandaag open is, kan alleen een terugbelverzoek noteren. Voor iemand die op dat moment in de auto zit en nog twee huizen wil doen, is dat waardeloos. De verschillen tussen de opties staan in telefoonservice uitbesteden.

De rekensom voor deze ene dag

Stel dat je die ochtend veertig oproepen krijgt en er twaalf mist omdat iedereen op pad is. Zit daar één potentiële verkoper tussen, dan heb je op één dag een bedrag laten lopen dat groter is dan wat een jaar telefonische opvang kost.

Vul je eigen aantallen in: hoeveel oproepen kreeg je vorige open huizen dag, hoeveel daarvan zijn beantwoord, en hoeveel afspraken zijn eruit gekomen? De meeste kantoren weten het antwoord op de tweede vraag niet, en dat is precies het probleem.

Draaiboek voor de dag zelf

De dag valt uiteen in drie blokken die elk iets anders van je telefonie vragen.

Dat derde blok wordt het vaakst verwaarloosd, terwijl daar de conversie zit. Iemand die net in een woning heeft gestaan en dezelfde middag belt, is de warmste lead van het jaar.

Wat er de week erna moet gebeuren

De open huizen dag levert twee stromen op die je gescheiden moet houden, want ze vragen iets heel anders:

• Kijkers met interesse in een specifieke woning. Die bel je binnen twee dagen terug voor een tweede bezichtiging. Hoe je dat efficiënt inplant staat in bezichtigingen inplannen zonder nabellen.
• Bezoekers die zelf iets te verkopen hebben. Dit is de stille opbrengst van de dag. Veel open-huizen-bezoekers zijn doorstromers, en die hebben een woning die verkocht moet worden.

Vraag daarom bij elk gesprek van die dag of er een eigen woning verkocht moet worden. Het is één zin, en het is de enige vraag die van een drukke zaterdag een pijplijn maakt.

Wat je in de weken ervoor regelt

De voorbereiding die het meeste oplevert kost je een uur, verspreid over de twee weken ervoor:

• Bevestig per woning met de bewoner hoe laat er open is en wie er aanwezig is. Niets is vervelender dan een bezoeker doorverwijzen naar een huis waar niemand opendoet.
• Zet de deelnemende adressen op één lijst met tijden, vraagprijs, oppervlakte en energielabel. Wie de telefoon aanneemt moet dit binnen tien seconden kunnen vinden.
• Spreek de routering af voor die dag specifiek. Wie neemt op, wie wordt gebeld bij een verkooplead, en wat gebeurt er als niemand opneemt.
• Plan de maandag erna half leeg. Dat is de dag waarop de opbrengst binnenkomt en je terugbelwerk hebt.

Wat je vooral niet doet is die dag improviseren met doorschakelen naar een mobiel. Je staat zelf in een woning met bezoekers, en dan opnemen is onbeleefd tegenover de mensen die voor je staan.

Een dag die zich laat oefenen

Het aardige aan deze dag is dat hij voorspelbaar is: de datum staat maanden van tevoren vast. Je kunt je bereikbaarheid dus gericht inrichten voor die ene zaterdag, en daarna beoordelen of je hem het hele jaar wil houden.

Veel kantoren gebruiken de open huizen dag precies zo: als test. Werkt het die dag, dan werkt het op elke gewone zaterdag ook, en dat is de dag waarover we het hebben in bereikbaarheid in het weekend.

Probeer de live demo of plan een gesprek ruim voor de volgende open huizen dag, zodat er tijd is om het goed in te richten.