Bezichtigingen inplannen zonder eindeloos nabellen

Reken het eens na voor een gemiddelde woning in de verkoop. Vijftien geïnteresseerden, vijftien keer contact leggen, en per kijker gemiddeld twee tot drie belpogingen voordat er een tijd staat. Dat zijn tientallen telefoontjes voor één woning, en de bezichtigingen zelf moeten dan nog plaatsvinden.

Het inplannen kost bij veel kantoren meer tijd dan het rondleiden. Dit artikel gaat over waar die tijd in verdwijnt en wat je eraan kunt doen, van gratis aanpassingen in je werkwijze tot het volledig weghalen van het belwerk.

Waar de tijd echt heen gaat

Niet in het gesprek zelf. Een bezichtiging inplannen duurt anderhalve minuut als je de kijker aan de lijn hebt. De tijd zit in alles eromheen.

Tel dat op en je zit rond de tien minuten per kijker, waarvan hooguit twee minuten echt gesprek is. De rest is heen en weer.

Het probleem is niet dat inplannen lang duurt. Het probleem is dat jij en de kijker zelden tegelijk beschikbaar zijn, waardoor je drie keer moet proberen wat in één keer had gekund.

Vier manieren om het op te lossen

1. Vaste bezichtigingsblokken

Bied per woning twee of drie vaste blokken aan in plaats van individueel te plannen. Kijkers kiezen een blok, jij staat één keer ter plaatse voor vier bezichtigingen. Dit is de goedkoopste ingreep en levert direct het meeste op.

Het nadeel: het werkt niet bij woningen waar de bewoner beperkt beschikbaar is, en sommige kopers voelen zich weggezet. In een krappe markt is dat geen probleem, in een rustige markt wel.

2. Online laten inplannen

Een boekingslink in de advertentie of in je bevestigingsmail. Dat werkt goed voor de digitaal vaardige helft van je kijkers en scheelt die groep volledig belwerk.

Het nadeel: een deel van je doelgroep gebruikt het niet. Juist oudere verkopers en kopers pakken de telefoon, en dat is niet je minst interessante groep.

3. Terugbelverzoeken compleet maken

Veel tijdverlies ontstaat doordat een terugbelverzoek incompleet is. Alleen een naam en een nummer betekent dat je het gesprek helemaal opnieuw begint. Zorg dat er altijd bij staat om welk object het gaat, wanneer de kijker kan, en of er een eigen woning verkocht moet worden.

Die laatste vraag is de belangrijkste van het hele gesprek en wordt het vaakst vergeten. Een kijker met een eigen woning te koop is namelijk ook een potentiële verkoopopdracht. Waarom dat zoveel waard is, staat in wat een gemiste waardebepaling je kost.

4. Het belwerk weghalen

De structurele oplossing is dat er wordt opgenomen op het moment dat de kijker belt, zodat een tweede poging niet nodig is. Dat kan met een kantoormedewerker, met een antwoordservice of met een AI-telefoniste. De kosten staan naast elkaar in wat een kantoormedewerker kost, en de verschillen in wat ze werkelijk doen in telefoonservice uitbesteden.

Wat er in een compleet bezichtigingsverzoek hoort

Of je het nu zelf aanneemt of laat aannemen, dit is de minimale set waarmee je zonder terugbellen kunt inplannen:

• Om welk object het gaat, met adres of objectnummer
• Naam en telefoonnummer van de kijker
• Twee of drie momenten waarop het schikt
• Of er een eigen woning verkocht of verhuurd moet worden
• Of de financiering al is doorgesproken
• Of het een eerste bezichtiging of een tweede ronde is

Met deze zes velden kun je in één handeling inplannen en bevestigen. Zonder de laatste drie krijg je bezichtigingen die niets opleveren, want dan sta je een uur in een woning met iemand die nog geen hypotheekgesprek heeft gehad.

Het verzetten is het echte probleem

Inplannen doe je één keer, verzetten soms twee keer. En bij verzetten heb je twee partijen nodig: de kijker én de bewoner. Dat maakt het drie keer zo duur als de eerste afspraak.

Twee dingen helpen daar concreet bij. Bevestig altijd schriftelijk met datum, tijd en adres, want de helft van de verzettingen komt voort uit onduidelijkheid. En zorg dat afzeggen makkelijk is: een kijker die niet durft af te zeggen komt gewoon niet opdagen, en dan sta je er voor niets met een bewoner die zijn huis heeft opgeruimd.

De open huizen dag is de uitzondering

Op de landelijke open huizen dag vervalt het inplannen volledig en wordt het volume het probleem. Dat vraagt een andere voorbereiding, die we apart hebben uitgewerkt in de open huizen dag. Datzelfde geldt voor de zaterdagen eromheen, waarover meer in bereikbaarheid in het weekend.

Wat je meet om te weten of het werkt

De meeste kantoren kunnen niet zeggen hoeveel bezichtigingsverzoeken ze mislopen, omdat je alleen de gesprekken ziet die je wel voert. Drie cijfers maken dat zichtbaar, en je hebt er geen systeem voor nodig:

Dat laatste cijfer verrast vaak. Wie een bezichtiging alleen mondeling bevestigt, ziet een merkbaar deel niet komen opdagen. Een schriftelijke bevestiging met datum, tijd en adres kost niets en lost het grootste deel op.

Waar het inplannen misgaat

• Alleen een naam en nummer noteren. Dan begin je het gesprek de volgende keer helemaal opnieuw, en de kijker moet zijn verhaal twee keer doen.
• Niet vragen of er een eigen woning verkocht moet worden. Dit is de waardevolste vraag van het gesprek en hij wordt het vaakst overgeslagen.
• Bezichtigingen inplannen zonder de bewoner te checken. Je plant iets in dat je daarna alsnog moet verzetten, en verzetten kost drie keer zoveel als inplannen.
• Afzeggen moeilijk maken. Wie niet durft af te zeggen komt gewoon niet, en dan sta je er voor niets met een bewoner die zijn huis heeft opgeruimd.
• Geen tijdslot noemen maar vragen wanneer het schikt. Een open vraag levert een open antwoord op en dus een extra belronde. Stel twee momenten voor.

Wat wij zouden doen

Begin met de blokken en de complete uitvraag, want dat kost niets en levert direct tijd op. Los daarna pas het bereikbaarheidsprobleem op, want dat is een uitgave. In die volgorde weet je bovendien hoeveel gesprekken je werkelijk hebt, en dus wat een oplossing waard is.

Wil je horen hoe een bezichtiging klinkt als hij in één keer compleet wordt aangenomen? Probeer de live demo of vraag een kennismakingsgesprek aan.