Wat kost een kantoormedewerker voor je makelaarskantoor?
De vraag is niet alleen wat iemand kost, maar wat je misloopt als er niemand opneemt. We rekenen alle opties eerlijk door.
De vraag komt meestal op het moment dat het knelt. Je mist te veel telefoontjes, je komt niet meer toe aan acquisitie, en je overweegt iemand aan te nemen. Voordat je dat doet is het de moeite waard om alle opties naast elkaar te leggen, inclusief wat het je kost om niets te doen.
Optie 1: een parttime kantoormedewerker
De klassieke oplossing. Iemand op kantoor die de telefoon aanneemt, bezichtigingen inplant, post verwerkt en het aanspreekpunt is voor binnenlopers.
Voor een parttime kracht van drie dagen reken je op grofweg € 1.800 tot € 2.800 per maand aan brutoloon inclusief werkgeverslasten, afhankelijk van ervaring en regio. Daar komt bij: vakantiegeld, doorbetaling bij ziekte, een werkplek en de tijd die het jou kost om iemand in te werken.
Wat je ervoor terugkrijgt is veel. Een goede kantoormedewerker doet aanzienlijk meer dan opnemen. Het punt is alleen dat je die persoon precies niet hebt op de uren waarop het meeste geld belt: in de avond en op zaterdag.
Optie 2: een antwoordservice
Een extern bureau neemt op met jouw kantoornaam en stuurt je een bericht. De kosten liggen doorgaans tussen € 100 en € 300 per maand, afhankelijk van het aantal gesprekken.
Dat lost het opnemen op, niet het helpen. De operator kent je aanbod niet, kan geen objectvraag beantwoorden en kan geen bezichtiging inplannen. Je krijgt een terugbelverzoek, en de beller heeft ondertussen het volgende kantoor gebeld. Wat een antwoordservice wel en niet doet, staat in telefoonservice uitbesteden.
Optie 3: een AI-telefoniste
De AI neemt op, kent je aanbod, beantwoordt objectvragen en neemt de bezichtiging of waardebepaling compleet aan. Je betaalt per belminuut, dus de kosten schalen mee met je volume.
Bij € 0,15 per belminuut en 150 gesprekken per maand van gemiddeld tweeënhalve minuut kom je op ongeveer € 56 per maand. Wat er wel en niet in zit staat in wat een AI-telefoniste doet voor een makelaarskantoor.
De vergelijking
| Kantoormedewerker | Antwoordservice | AI-telefoniste | |
|---|---|---|---|
| Kosten per maand | € 1.800 tot € 2.800 | € 100 tot € 300 | Vanaf ongeveer € 15 |
| Avonden en zaterdag | Alleen als je ervoor betaalt | Beperkt | Ja |
| Kent je aanbod | Ja | Nee | Ja |
| Plant bezichtiging in | Ja | Nee | Ja, compleet aangeleverd |
| Vangt binnenlopers op | Ja | Nee | Nee |
| Meerdere gesprekken tegelijk | Nee | Beperkt | Ja |
| Valt uit bij ziekte of vakantie | Ja | Nee | Nee |
De post die in elke vergelijking ontbreekt
De kosten van niets doen. Een gemiste kijker kost je een bezichtiging. Een gemiste verkoper kost je een opdracht, en daarmee een courtage die bij een gemiddelde woning al snel drie- tot zesduizend euro bedraagt.
Eén extra verkoopopdracht per jaar betaalt bij de meeste kantoren de volledige jaarrekening van elke oplossing in deze tabel. De vraag is niet of je het je kunt veroorloven, maar hoeveel opdrachten je nu misloopt.
Reken het door voor je eigen kantoor: hoeveel oproepen mis je per week, welk deel daarvan is een potentiële verkoper, en wat is je gemiddelde courtage? Die som staat uitgewerkt in wat een gemiste waardebepaling je kost.
Het meetprobleem
Bijna geen enkel kantoor weet hoeveel oproepen het mist. Je ziet de gesprekken die je voert, niet de gesprekken die je niet voert. Vraag daarom bij je telefonieaanbieder een overzicht van gemiste oproepen op en kijk twee weken mee. Bij vrijwel elk kantoor valt dat aantal hoger uit dan verwacht, en pas met dat cijfer kun je een onderbouwde keuze maken.
Kijk daarbij vooral naar de verdeling over de week. Zitten je gemiste oproepen op zaterdag en na vijven, dan lost een medewerker van negen tot vijf je probleem niet op. Dat patroon werken we uit in bereikbaarheid in het weekend.
De kosten die niet in het maandbedrag zitten
Een salaris is niet hetzelfde als wat iemand kost. Bij het vergelijken van de opties worden deze posten stelselmatig vergeten, en ze vallen vrijwel allemaal in het nadeel van de vaste medewerker uit:
| Post | Kantoormedewerker | Uitbesteed |
|---|---|---|
| Inwerken | Weken, en die tijd komt van jou | Eenmalig een gesprek |
| Vakantie en ziekte | Doorbetalen plus vervanging regelen | Niet van toepassing |
| Verloop | Werven en opnieuw inwerken | Niet van toepassing |
| Werkplek en apparatuur | Eenmalig plus doorlopend | Geen |
| Pieken opvangen | Wachtrij, want het is één persoon | Meerdere gesprekken tegelijk |
Daar staat iets tegenover wat geen enkele uitbestede oplossing biedt: een medewerker die binnenlopers ontvangt, dossiers bijhoudt en meedenkt. Dat is reëel, en het is de reden dat grotere kantoren beide hebben in plaats van te kiezen.
Hoe je de keuze test in plaats van hem te maken
Je hoeft dit niet in één keer goed te hebben. De goedkoopste manier om te beslissen is een maand proberen:
- Zet twee weken lang de meting van gemiste oproepen aan en kijk naar de verdeling over de week.
- Kies de oplossing die past bij wanneer je ze mist, niet bij wat je gevoel zegt.
- Draai een maand en vraag jezelf één ding af: hoeveel afspraken zijn er ontstaan die er anders niet waren geweest?
- Reken dat om naar courtage. Eén extra opdracht betaalt bij de meeste kantoren het hele jaar.
Wat het je oplevert in tijd
Geld is één kant van de rekening, tijd de andere. Een kantoor dat zijn telefoon niet zelf hoeft aan te nemen wint per week grofweg:
- De gesprekken zelf, bij honderdvijftig gesprekken per maand al snel zes uur.
- Het terugbelwerk dat volgt uit gemiste oproepen, vaak nog eens de helft daarvan.
- De onderbrekingen tijdens bezichtigingen, die je niet in minuten meet maar wel merkt.
Dat laatste punt wordt het minst genoemd en weegt in de praktijk het zwaarst. Een gesprek dat je afkapt omdat je telefoon gaat, kost je meer dan de minuut die je aan de telefoon bent. Bij een bezichtiging waar je een woning van vier ton probeert te verkopen is dat een slechte ruil.
Waarom de keuze zelden definitief is
Kantoren behandelen dit als een eenmalige beslissing, terwijl het meebeweegt met je volume. Een zelfstandige makelaar begint met alleen opvang buiten kantoortijd, groeit naar een medewerker zodra er loopverkeer komt, en houdt de opvang dan aan voor de avonden en zaterdagen.
Kijk er daarom elk jaar opnieuw naar, en laat het cijfer van gemiste oproepen leidend zijn in plaats van gewoonte. Dat cijfer verandert namelijk met je aanbod en met de markt.
Wat past bij welk kantoor
- Zelfstandig makelaar zonder kantoorpand. Een AI-telefoniste is hier de logische keuze: er zijn geen binnenlopers en de vaste last van personeel is in het begin niet te dragen.
- Kantoor met twee tot vijf makelaars. Vaak een combinatie: een medewerker overdag, en een AI die de avonden, zaterdagen en piekmomenten opvangt.
- Groter kantoor met balie. De medewerker blijft, de AI vangt op wat overloopt en wat buiten kantoortijd binnenkomt.
Sta je op het punt om te starten, dan hoort deze keuze in je begroting. Die staat compleet in eigen makelaarskantoor starten.
Bekijk de prijzen of vraag een demo aan om te horen hoe het klinkt voor jouw kantoor.
Benieuwd hoe het klinkt?
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek en hoor hoe de AI-telefoniste klinkt voor jouw kantoor.
Vraag een demo aan →
